DE IBAN KOMT ERAAN. HELP, WAT MOET IK DOEN?

DE IBAN KOMT ERAAN. HELP, WAT MOET IK DOEN?

U heeft er vast al over gehoord, de IBAN. In het afgelopen jaar ontstond er even wat onrust toen leek dat de acceptgiro ging verdwijnen. De gemoederen bedaarden alweer snel nadat bleek dat de huidige acceptgiro voorlopig nog blijft bestaan. Maar, er komen wel degelijk een aantal veranderingen aan. En het is nu tijd om daar op in te spelen. Wij helpen u graag op gang en hebben de belangrijkste onderwerpen op een rijtje gezet.

IBAN-rekeningnummer
De IBAN (International Bank Account Number) is de naam van ons nieuwe rekeningnummer. Het is één van de veranderingen die voortkomt uit SEPA (Single Euro Payments Area), het initiatief van de Europese Unie en gezamenlijke Europese banken om het euro betalingsverkeer binnen Europa te harmoniseren. (Op Europees niveau fondsenwerven wordt steeds gemakkelijker.) Het IBAN nummer is als volgt opgebouwd:

IBAN-acceptgiro's en -machtigingen
Ook de huidige acceptgiro gaat veranderen. In eerste instantie lijkt het alsof er niet veel is veranderd, maar de IBAN-acceptgiro verschilt wel degelijk van de oude acceptgiro. De rechterkolom heeft een andere onderverdeling gekregen, de onderstrook is aangevuld met BIC en IBAN gegevens van de ‘aan’-rekening en de gegevens van de ‘van’-rekening zijn hier uit gehaald Dat betekent dat u uw voorraad oude acceptgiro’s moet opmaken en moet overstappen op de IBAN-acceptgiro. Uw oude acceptgiro is bruikbaar tot 1 februari 2014.

Op de machtiging moeten we een aantal velden gaan toevoegen, namelijk het IBAN-rekeningnummer, het kenmerk, de datum van ondertekening van de machtiging en een unieke identificatie.

Wanneer u alle nodige aanpassingen heeft doorgevoerd in uw database kan Mailtraffic ervoor zorgen dat u brieven gaat verzenden met de IBAN-acceptgiro en -machtiging. Heeft u meer vragen over de IBAN-acceptgiro en -machtiging? Neem dan contact op met Bert Kalle.

TO DO – de belangrijkste aanpassingen om u op weg te helpen
Wij raden u aan om in de eerste twee kwartalen van 2013 alle aanpassingen die nodig zijn voor het nieuwe systeem door te voeren in uw database. Wij hebben de belangrijkste aanpassingen voor u op een rijtje gezet:

1. Overleg met uw financiële afdeling over alle wijzigingen die uw organisatie moet doorvoeren. Denk hierbij bijvoorbeeld aan:

  • Incassocontract bij de bank laten overzetten naar een Europees incassocontract.
  • Wijzigingen in betalingsprocessen (GMU, incassobatches)

2. Communiceer het IBAN-rekeningnummer van uw eigen organisatie. Vermeld dit in de overgangsfase naast uw oude rekeningnummer op uw briefpapier.

  • Het is nog niet zeker of communicatieve rekeningnummers (zoals 555) blijven bestaan. De VFI zet zich in voor het behoud hiervan.

3. U moet de rekeningnummers van donateurs in uw database wijzigen naar de IBAN.

  • Kijk welke mogelijkheden uw bank of uw softwareleverancier biedt.
  • U kunt ook zelf uw rekeningnummers omzetten door gebruik te maken van de IBAN BIC service, een initiatief van de Nederlandse banken. Via deze website kunt u zich registreren en tot 50 bestanden kosteloos laten verrijken met het IBAN en BIC nummer.

4. Maak uw oude voorraad acceptgiro’s op en stap over op de IBAN-acceptgiro.

  • Vanaf 1 juli 2013 mag u gebruikmaken van de IBAN-acceptgiro. Het is verstandig om dan ook over te stappen, aangezien banken de oude acceptgiro vanaf 1 februari 2014 niet meer verwerken.
    NB. Door vroeg te starten voorkomt u dat een acceptgiro die te lang “op de schoorsteen” ligt niet meer verwerkt kan worden.

5. Pas uw machtigingskaarten aan naar de SEPA machtingskaart.

6. Communiceer uw incassodatum en incassobedrag minimaal 14 dagen van te voren richting uw donateurs.

  • Volgens de SEPA-standaarden bent u verplicht minimaal 14 dagen van te voren uw incassodatum en incassobedrag te communiceren richting donateurs. Dit mag één jaarlijks moment zijn waarop u dit doet.
    Wilt u tips om deze mailing zo efficiënt mogelijk te versturen? Neem dan contact op met Arné Dutij.

7. Communiceer op uw website over de wijzigingen die SEPA en IBAN met zich meebrengen voor donateurs.

Al met al brengen de nieuwe SEPA-standaarden behoorlijk wat veranderingen met zich mee. Verdiep u dus tijdig hierin. Let op: het bovenstaande to-do-lijstje biedt enkel een overzicht van de belangrijkste aanpassingen.
Heeft u meer vragen over de wijzigingen die SEPA en IBAN voor uw mailingen meebrengen? Neem dan contact op met Leonore Vervoorn.

Planning

Tot slot: de acceptgiro
Voor nu dus (relatieve) rust met de acceptgiro. We moeten wel enige aanpassingen verrichten, maar het vertrouwde betalingsmiddel blijft bestaan. Maar, er is een einddatum. Per 1 februari 2019 (ja, het ligt nog ver weg) houdt ook de IBAN-acceptgiro op te bestaan. Mailtraffic speelt daar op in. Meer weten? Neem contact op met Arné Dutij of Bert Kalle.

© 2018 Mailtraffic - Sitebouw Simourix